学习发展项目应该帮助员工将日常工作的行为转化为工作场所的习惯。

 
当我开始一个新的教学项目设计时,我通常会首先询问这个问题:我们所期望的行为是否已经被清晰的定义为一个个具体的操作工序了,还是这个行为需要判断和经验才能做好。最近,在这个常用的问题表单中,我又增加了一个新问题:有哪些期望的行为其实是习惯吗?

习惯一词在词典中的定义是:“一个后天习得的、被人们遵守的行为模式,而且这种行为是无意识发生的”。根据这个定义,我们每天的众多行为之中,就有很多符合这个描述。

成为一个出色的管理者,习惯发挥了多大作用?两个不同的经理可能拥有相同的知识和技能,但是他们的习惯——比如沟通的习惯、授权的习惯、给予清晰及时反馈的习惯——这些都可能是导致两者成功或失败的关键因素。

我教授了很多年的项目管理课程,包括编写PMP的备考材料,PMP考试很有挑战,通常需要人们很努力才能通过。但是,在我的经验中,一个出色的项目经理和一个平庸的项目经理的区别,并不在于是否会计算关键路径时差(float in a critical path),而是他所表现出的坚持的习惯、有条理的习惯和跟进的习惯。

那么,习惯设计如何与人才发展相结合?如果好的习惯对于成功至关重要,那么,我们如何帮助人们养成好的习惯呢?

增强人们的意识


不管是在Charles Duhigg的《习惯的力量(The Power of Habit)》一书中,还是在Gretchen Rubin的《强于昨日(Better Than Before)》一书中,这两本书都指出了,习惯设计的理念正在逐步成为大家的共识。特别是在医疗领域,医生们正在密切关注着习惯设计领域的进展。因为通常那些昂贵的康复疗程都需要持续的健康行为才能保证疗效。斯坦福大学和麻省理工学院的研究者们正在试图解码形成习惯的行为模式和大脑功能。

软件开发行业也同样关注这个领域。Nir Eyal的新书《Hooked: How to Build Habit-Forming Products》已经被许多软件设计师阅读,这些设计师希望籍此方法,让他们新开发出的APP成为人们生活的一部分。此外,还有一些APP的功能就是帮助你养成某种习惯,比如让你吃的更健康,更有条理的管理电邮收件箱或者避免分心。

养成习惯,在人才发展领域,并不是一个新的概念。十年前,我们就已经设计出支持系统来教练员工养成习惯。然而,有意识的识别和设计支持系统来发展特定的习惯,也许对人才发展从业者来说,是一个促进人才发展实践、创造更有效人才发展手段的新机遇。

习惯的要素


让我们逐字逐句地分析习惯的定义。

一个后天习得的行为模式。我们通常需要学习那个我们希望养成的习惯行为。举例来说,我们并不是生来就有用牙线剔牙的本能欲望,这是需要我们后天习得的。

就像许多习惯一样,用牙线剔牙并不是一个特别复杂的、难于学习的行为。它很简单,而且这里面并不含有很多艺术的成分。但是,很显然,教会某人如何用牙线剔牙并不会神奇的使他变成每天用牙线剔牙的人。所以,学习这个习惯是真正养成这个习惯的必要但不充分条件。

触发器。大多数养成习惯的模型都会包含识别触发器的步骤,因为触发器会激发习惯行为。触发器可以是任意的行为,只要你将它与希望养成的习惯行为建立起联系(当我早上端起第一杯咖啡的时候,我就去吃维生素片),或者它就是日常生活中因果关系所导致发生的事物(当我收到一份发货申请,我将花费数分钟来布置和反馈)。

一个“几乎非自愿”的行为需要有一些事物来刺激它。斯坦福说服技术实验室的BJ Fogg将触发器视为其行为模型的关键,这个模型指出:行为= 动机+ 能力 + 触发器。

动机。没有人能够光听别人讲解,就养成自己的习惯。一个行为也许可以因为是某人工作中的一个必须步骤,而且这个行为需要不断的机械重复,从而变成工作习惯。但是更多的工作习惯,只有在员工自身积极主动的情况下才能养成。自身积极主动就意味着,要养成习惯,员工要对养成习惯的过程拥有自主权和控制权。

反馈。最难养成的习惯就是那些缺少看得见的进展的习惯。在《习惯的力量(The Power of Habit)》一书中,Duhigg以Pepsodent牌牙膏的为例进行了阐述。Pepsodent牌牙膏在其产品中添加柠檬酸和薄荷油,其实这些成分并不影响牙齿洁净,但它们会使牙齿看起来洁白,这项变化成功导致了人们刷牙行为的增多。

那些最难养成的习惯往往就是那些反馈迟缓或者缺少反馈的。比如,除非你非常幸运能够从慢跑运动中立即得到内啡肽,否则你将会在数周、甚至数月之后,才能感觉到日常慢跑的好处。坚持一个看不到成果的活动是非常困难的,所以,大多数人在开始一个健身课程后,总会试图用某种方法测量其成果。迎合这种需求,诸如Fitbit这样的健身追踪APP正在增多,它们使的人们能够尽快看到自身的进步。

练习。按照习惯的定义,只有当一个行为达到“被人们的无意识遵守执行”的时候,我们才能将这个行为归类为习惯。我们也许都听过养成习惯的时间跨度——7次或者21天——但是,不幸的是,正确的答案其实应该是“视情况而定”。它取决于这个行为的复杂和困难程度,所设计的支持养成习惯的机制,反馈的频率,以及人们养成这个习惯的动机。

环境。另一个决定习惯养成的因素是周围的环境是否支持养成这个习惯。假设你试图养成一个用牙线剔牙的习惯,如果你可以在有剔牙需要的时间和地点,便捷的获得牙线,那么你养成这个习惯的概率将大大提高。一个支持的环境也包括创造一个良好的社交环境——比如一位一起健身的伙伴或者一位督促你的伙伴。

反过来,如果想改掉一个不想要的坏习惯,也可以通过改变环境中的触发器来达成。比如,你的朋友希望改掉睡前煲电话粥的坏习惯。她可以简单的通过不把手机带入卧室的方法来达成。但是,她的家庭成员有可能会在晚上联系她,而她不想错过这些家庭电话,那么,她就需要能够听到电话响铃。她可以采取的方法是,将手机放入一个床边的盒子中。由于距离不远,她可以听到电话响铃,但是由于她并没有接受到手机的视觉刺激,她拿起手机煲电话粥的概率就会小很多,而且也使她更容易忽略手机的存在。

习惯的好处


诺贝尔奖获得者、行为经济学家,Daniel Kahneman,在其影响深远的《思考,快与慢(Thinking, Fast and Slow)》一书中,描述了系统1思考和系统2思考这两个概念。系统1的思考是快速的、自动的和情绪的,而系统2的思考是缓慢的、深思熟虑的和逻辑的。

在《幸福假说(The Happiness Hypothesis)》一书中,Jonathan Haidt用大象和骑手来比喻人类的大脑。你大脑的一半是自动的、本能的和情绪的,就像一头大象;而另一半则是理性的、逻辑的、深思熟虑的,就像一名骑手。

所以,本质上,在养成习惯时,我们实际上试图将系统2处理的事情挪到系统1中去,这需要大量的练习直到我们如此行事的时候根本不用思考。这样做的好处体现在体力和意志力上。

扩展认知活动是耗费体力的。在一个测试这个想法的实验中,Baba Shiv 和 Alexander Fedorikhin 测试了认知负荷的影响。他们让两组人来解数学题。第一组解简单的题目,而第二组则解难很多的题目。在解题间的休息时间中,研究者为两组人提供了茶歇。每位参与者可以从一个健康的水果沙拉和一个卡路里很高的巧克力蛋糕中二选一。解困难题目的那组人选择巧克力蛋糕的人数是解容易题目人数的2倍。

研究者Roy Baumeister 和Kathleen Vohs在他们的意志力研究中,也得出了相似的结论。意志力是一种可耗尽的资源,在用尽之后是需要时间来补充的,这样才能再次使用。意志力似乎和血糖的浓度有关——血糖是我们的大脑活动必需的燃料。强迫我们自己去集中注意力关注某项事物或者使用意志力去执行一个我们希望的行为,这些都会很快消耗这种燃料。

那么,这些结论和习惯到底有何内在关联?这些证据似乎在告诉我们习惯(系统1处理的自动的行为)是更节省精力的。执行一个已经养成习惯的行为,要比执行一个新的行为,需要少得多的意志力和体力。当你从单位开车回家后,发现自己根本不记得怎么开回来的,当你有这种体验,那么你就能体会习惯的好处了。经验丰富的驾驶技巧和娴熟的路径规划都使你现在比第一次开车回家需要少得多的体力消耗,更别提节省的意志力和认知负荷的消耗了。

习惯养成策略


那么,有什么养成习惯的策略吗?一些研究者和公司正在致力于解答这个问题。下面是一些建议。

写脚本。研究者Richard Gollwitzer在"执行意向(implementation intentions)"方面做了大量的研究。本质上,这种方法需要你提前写好一个脚本,这个脚本构成一个习惯触发器(“如果X发生,那么我就执行Y”)

举例来说,假如你想戒掉吸烟的坏习惯。如果你担心烟瘾会阻止你戒烟,那么你可以设计一个执行意向(implementation intentions)来帮助你(如果我烟瘾犯了,我就想办法让自己把注意力转移到其他事物上。)这样,当你遇到坏习惯的激发器时,你就可以用另一个预先设定好的自动运行系统来改变它。

执行意向的方案越具体,就越有效。所以,与其用一个泛泛的方案“想办法让自己把注意力转移到其他事物上”,不如用这样的方案“如果因为压力大我的烟瘾犯了,那么我就打给我妹妹”或者“如果因为无聊我想抽烟,我就玩我智能手机上的Candy Crush游戏”,再比如“如果因为在一个社交环境下,我想抽烟,那么我就嚼口香糖”。

建立一个反馈机制。有的习惯是由许多小的习惯行为组成的,这种复杂的习惯通常较难养成,而且也更难看到习惯养成的进展,对于这种复杂习惯就需要使整个过程更清晰。Francis Wade在他的《完美时间生产力(Perfect Time-Based Productivity)》一书中,认为时间管理的本质,并不是去关注细小的行为,而是如何将一系列复杂行为(比如,捕捉、清空、投掷、表演、存储)进行合理的安排(每一个复杂行为中又包含着许多小的行为)。他发明了一个时间管理的色带工具(白色、黄色、橙色、绿色)来帮助人们跟踪和发展他们的习惯和技能。(见下文的Capturing Cheat Sheet表)

这类工具所起到的作用,和健身追踪APP在健身活动中发挥的作用一样;它使你能够看到,随着时间的推移,你是如何逐渐养成这个习惯的。

减少障碍。
尽管当今许多追踪和监控进展的APP已经被开发出来,但是科技依然能够在减少障碍方面做得更多。为了避免办公室职员在椅子上坐太长的时间,开发公司Mad*Pow结合企业现实的办公环境,设计了一款叫Hotseat 的APP。

在这款APP中,使用者可以选择一系列的小的动作来活动一下身体,比如走几层楼梯或者快速的做一个瑜伽姿势。然后,这款APP会鼓励使用者在一天中做一些2分钟的运动练习。为了增加人们做这些练习的概率,这款APP会等到使用者日程表空闲的时候提醒使用者。由此,这款APP既能提高做办公室职员做练习的概率,又能减少不必要的尴尬(没有人会在一个项目沟通会进行中间,突然跳一下或者做一个瑜伽姿势)。

深思熟虑的设计


习惯养成,不是一个新概念,不管是学术层面,还是技术层面,都正处在一个变革阶段,这种变革会为人才发展工作增加新的工具。根据我自己的工作实践,仅仅是从客户的员工中识别出哪些行为是习惯,就可以让我更好、更细致的设计习惯养成的支持方案。
 

译者:梁璞